ISO 9001:2015 là tiêu chuẩn quốc tế về Hệ thống quản lý Chất lượng do Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO) ban hành, được chấp nhận và có giá trị trên phạm vi toàn cầu. Việc áp dụng và được chứng nhận theo ISO 9001:2015 đối với một doanh nghiệp đảm bảo đơn vị đó có Hệ thống quản lý tốt về Chất lượng sản phẩm, dịch vụ và có khả năng cung cấp một cách ổn định các sản phẩm và dịch vụ đáp ứng các yêu cầu
Có lẽ bạn đã biết rằng ISO 9001 có thể mang lại lợi ích to lớn cho doanh nghiệp của bạn. Nhưng cách tốt nhất để có được chứng nhận ISO 9001 với đầu tư tối thiểu và phần thưởng tối đa là gì? Bài viết này sẽ hướng dẫn cho bạn.
Bước đầu tiên giải quyết cách chuẩn bị tốt nhất cho việc triển khai ISO 9001 tại công ty vừa hoặc nhỏ của bạn – bao gồm cả việc đưa ra quyết định về phương pháp chứng nhận của bạn. Đây là một bước quan trọng đặt nền tảng cho quá trình chứng nhận của bạn và ảnh hưởng lớn đến thành công lâu dài của chứng nhận ISO 9001 của bạn.
I. CHUẨN BỊ CHO VIỆC XÂY DỰNG CHỨNG NHẬN TIÊU CHUẨN ISO 9001:
- Đặt mục tiêu có lợi cho doanh nghiệp của bạn
- ISO 9001 có thể mang lại lợi ích lớn cho doanh nghiệp của bạn, bao gồm các hoạt động nội bộ, hiệu quả và lợi nhuận, cũng như cung cấp các lợi thế tiếp thị và khả năng khai thác các thị trường chỉ dành cho các công ty được chứng nhận ISO 9001. Các tổ chức như của bạn có thể nhận ra những lợi ích mạnh mẽ này nếu họ chủ động theo đuổi chúng và nếu họ xác định và đặt ra các mục tiêu phù hợp khi bắt đầu quá trình chứng nhận ISO 9001 của họ.
- Điều kiện tiên quyết để hưởng lợi nhiều nhất từ ISO 9001 cũng như đưa ra các quyết định ban đầu, bắt buộc là sự hiểu biết của bạn về tiêu chuẩn ISO 9001: 2015 và quy trình chứng nhận. Chúng tôi đề xuất các nguồn thông tin sau cùng với hướng dẫn này:
- Tài nguyên miễn phí của chúng tôi có đầy đủ thông tin cơ bản quan trọng và các mẹo thực tế, bao gồm cả cách tránh các lỗi phổ biến nhất trước và trong quá trình thực hiện ISO 9001.
- Những người đăng ký nhận bản tin của chúng tôi nhận được cập nhật kịp thời về các mẹo thực tế mới nhất và nghiên cứu chuyên sâu.
- Gói chứng nhận ISO 9001 của chúng tôi chứa mọi thứ cần thiết để được chứng nhận ISO 9001, bao gồm một bản tóm tắt và tổng quan tốt về ISO 9001: 2015. Nó thường được sử dụng để tóm tắt quản lý hàng đầu về ISO 9001 cho các doanh nghiệp nhỏ và các công ty cỡ vừa.
- Các trang web của ISO và Hội đồng 9001 chứa nhiều thông tin hữu ích về ISO 9001, cách triển khai và cách đạt được chứng nhận ISO 9001.
- Khóa học trực tuyến ngắn gọn ISO 9001: 2015 Nhận thức ISO cung cấp giới thiệu và tổng quan về tiêu chuẩn và lợi ích của nó, cũng như thông tin về dự án triển khai. Đó là một trong những cách học cơ bản hiệu quả nhất.
- Tiêu chuẩn ISO 9001: 2015 là – mặc dù khó đọc và áp dụng – một thứ bạn sẽ cần khi được chứng nhận ISO 9001.
***Lưu ý rằng mọi người nói về chứng nhận ISO 9001 theo những cách khác nhau, một số trong đó là không chính xác về mặt kỹ thuật. Ví dụ, một công ty đang tìm cách trở thành được chứng nhận ISO 9001 có thể thông báo rằng họ đang trong quá trình đạt được chứng nhận ISO. Khi họ đã hoàn thành mục tiêu của mình, cùng một công ty có thể thông báo cho khách hàng của họ rằng họ đã đạt được đăng ký ISO 9000 và kỷ niệm nội bộ chứng nhận ISO của họ.
II. CHỌN CÁCH TIẾP CẬN ISO 9001 SAO CHO PHÙ HỢP THỰC TẾ:
- Có ba cách tiếp cận chứng nhận phổ biến, mỗi phương pháp đều có ưu và nhược điểm riêng. Con đường phổ biến nhất để chứng nhận ISO 9001 từng là thuê một chuyên gia tư vấn để ‘chăm sóc ISO’ nhưng sự phổ biến của nó đã bị phai mờ vì nhiều lý do (bao gồm chi phí, quy trình vận hành không phù hợp và thiếu hiệu quả, thiếu sự chấp nhận của nhân viên và mất mát cuối cùng chứng nhận).
- Phương pháp phổ biến để chứng nhận ISO 9001
+ Triển khai nội bộ – người trong công ty phù hợp nhất để thiết lập hệ thống ISO 9001 bền vững và được chấp nhận rộng rãi, phù hợp với hoạt động và văn hóa của công ty với chi phí thấp nhưng nỗ lực nội bộ cao và khung thời gian chậm.
+ Chuyên gia tư vấn (thực hành) – thời gian để chứng nhận có thể nhanh nhất và nỗ lực nội bộ tối thiểu nhưng chi phí cao, hệ thống ISO 9001 có xu hướng không phù hợp và việc thiếu sở hữu nội bộ điển hình thường dẫn đến thất bại cuối cùng.
+ Chuyên gia tư vấn (thực hiện) – quyền sở hữu nội bộ và tính bền vững của hệ thống ISO 9001 là rất cao và thời gian để chứng nhận là vừa phải nhưng chi phí cho đến nay là những nỗ lực cao nhất và nội bộ đáng kể. Các chuyên gia tư vấn tốt nhất có thể cải thiện hoạt động nội bộ.
- Bộ chứng nhận – những người trong công ty được hỗ trợ bởi một bộ chứng nhận tốt có thể nhanh chóng thiết lập một hệ thống ISO 9001 phù hợp, được chấp nhận rộng rãi và bền vững trong khi chi phí và các nỗ lực nội bộ yêu cầu tương đối thấp. Các bộ chứng nhận tốt nhất rất dễ sử dụng, thường không yêu cầu kinh nghiệm trước đó và hợp lý hóa các hoạt động nội bộ một cách hiệu quả.
- Lộ trình lý tưởng cho công ty cá nhân của bạn phụ thuộc vào tình huống cụ thể của bạn. Bài viết của chúng tôi về cách tiếp cận tốt nhất để chứng nhận ISO 9001 thảo luận chi tiết về các phương pháp khác nhau, bao gồm cả ưu và nhược điểm của chúng. Một công cụ ra quyết định thực tế có thể được tải xuống miễn phí.
- Phương pháp tiếp cận của chúng tôi để chứng nhận ISO 9001
- Hầu hết các công ty vừa và nhỏ sẽ thấy lý tưởng khi theo đuổi chứng nhận ISO 9001 trong nhà với sự hỗ trợ của một bộ chứng nhận tốt .
III. BỔ NHIỆM NGƯỜI ĐỨNG ĐẦU PHỤ TRÁCH XÂY DỰNG HỆ THỐNG:
- Bạn đã quyết định ai sẽ thúc đẩy dự án ISO 9001 chưa? Bạn sẽ cần chỉ định người lãnh đạo cho dự án chứng nhận ISO 9001 của mình, một vai trò trong lịch sử được gọi là “Đại diện quản lý ISO 9001”. Trách nhiệm này thường thuộc về người quản lý chất lượng hoặc thành viên khác của quản lý cấp cao của công ty bạn. - Nó cần phải là người có đủ thẩm quyền để thay đổi quy trình hoạt động và cách thức hoạt động của công ty bạn. Người này sẽ chịu trách nhiệm thực hiện các quy trình ISO 9001.
- Các công ty có nhiều hơn một địa điểm thực tế có thể chỉ định một Đại diện quản lý “địa phương” cho từng địa điểm thực tế hoặc cho từng đơn vị kinh doanh để cho phép các địa điểm hoặc đơn vị kinh doanh riêng lẻ thực hiện các quy trình và tuân thủ ISO 9001 trực tiếp. Sau đó, Đại diện quản lý “công ty” sẽ phối hợp giữa các Đại diện quản lý địa phương và đảm bảo rằng các chính sách và quy trình của công ty được thực hiện. Thiết lập này sẽ đảm bảo cả tính linh hoạt và đơn giản.
- Những người bạn sử dụng các mẫu , bộ chứng nhận hoặc biểu mẫu ISO 9001 của chúng tôi có thể tự động định cấu hình chúng – trước khi mua – thành phiên bản một trang web hoặc nhiều trang web.
IV. ĐÀO TẠO NHẬN THỨC VIỆC ÁP DỤNG ISO 9001 VÀO THỰ TẾ CÔNG TY:
Tiêu chuẩn ISO 9001: 2015 tập trung vào các chương trình đào tạo và nhận thức. Bên cạnh việc cần thiết để đáp ứng các yêu cầu ISO 9001, đào tạo phù hợp sẽ giúp mọi công việc trở nên dễ dàng hơn, nhanh hơn và mượt mà hơn. Tại thời điểm này, điều quan trọng là cung cấp thông tin và đào tạo ISO 9001 cho ba nhóm khác nhau:
1. Quản lý hàng đầu – để thiết lập nền tảng cho hỗ trợ và lãnh đạo
- Hai trong số năm sai lầm phổ biến nhất mà doanh nghiệp mắc phải khi triển khai ISO 9001 có liên quan đến sự hiểu biết mà ban lãnh đạo cấp cao có về ISO 9001. Hãy chắc chắn tránh những sai lầm tốn kém này bằng cách cung cấp thông tin và đào tạo đúng.
- Trước tiên, bạn sẽ cần đảm bảo rằng các giám đốc điều hành của công ty hoàn toàn hỗ trợ nỗ lực ISO 9001.
- Để đạt được điều này, họ sẽ yêu cầu các thông tin sau:
+ Giải thích cho họ những lợi ích của chứng nhận ISO 9001 , bao gồm lợi ích nội bộ và hoạt động, cũng như lợi ích tiếp thị mà chứng chỉ ISO 9001 có thể mang lại.
+ Ban lãnh đạo cấp cao cũng sẽ muốn biết những gì cần có để có được chứng nhận ISO 9001 khi có yêu cầu về tài nguyên và chi phí.
+ Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, quản lý điều hành cũng cần có được sự hiểu biết đầy đủ về sự tham gia dự kiến của riêng họ vào ISO 9001.
+ Sau khi có được sự hiểu biết này, bạn đang ở một vị trí tốt để cung cấp thông tin cần thiết và đào tạo cho đội ngũ quản lý hàng đầu. Một lựa chọn dễ dàng hơn sẽ dành cho các nhà quản lý hàng đầu tham gia một khóa học trực tuyến giới thiệu ngắn gọn, bao gồm tất cả các chủ đề đó.
2. Nhân viên – để tạo ra mua vào
- Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 tập trung vào nhiều hoạt động kinh doanh – không chỉ đơn thuần là kiểm soát chất lượng. Việc thực hiện ISO 9001, theo một cách nào đó, sẽ ảnh hưởng đến hầu như tất cả các quy trình kinh doanh của bạn và tất cả nhân viên của bạn.
- Các sai lầm nhất phổ biến thứ ba trong quá trình thực hiện theo tiêu chuẩn ISO 9001 có liên quan đến sự thất bại của đúng cách – và đầu – thông báo cho tất cả người lao động và được sự ủng hộ của họ. Nhận được sự hỗ trợ đầy đủ từ tất cả các cấp quản lý và nhân viên là rất quan trọng cho sự thành công của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 của bạn. Bạn càng sớm nhận được sự hỗ trợ này thì càng tốt.
- Bạn nên thông báo cho tất cả người quản lý và nhân viên về:
+ Kế hoạch cho ISO 9001 và làm thế nào để có được chứng nhận ISO 9001
+ Những lợi ích cho họ và công việc của họ
+ Những kỳ vọng về sự hợp tác của họ
- Chương trình nâng cao nhận thức này khá quan trọng để ngăn chặn nhân viên cảm thấy bị đe dọa bởi ISO 9001 và cuối cùng trở thành một trở ngại cho các nỗ lực triển khai ISO 9001 của bạn.
- Đạt được quản lý và nhân viên mua vào được thực hiện tốt nhất trong các cuộc họp của bộ phận. Tùy chọn dễ nhất – và có thể hiệu quả nhất – sẽ giới thiệu một video giới thiệu ISO 9001 động lực cho các nhóm nhân viên.
3. Trưởng nhóm ISO 9001 – để sẵn sàng lãnh đạo quy trình chứng nhận ISO 9001
- Đến bây giờ bạn đã hiểu rõ về ISO 9001 cho phép bạn đặt mục tiêu và đưa ra quyết định về phương pháp triển khai của mình. Tuy nhiên, có lẽ bạn vẫn đang tự hỏi làm thế nào để tiến hành để có được chứng nhận ISO 9001. Bây giờ là thời điểm tốt để tìm hiểu tất cả về nó.
- Bạn nên làm quen với những điều sau đây:
+ Tiêu chuẩn ISO 9001: 2015 và các yêu cầu của nó
+ Các giải thích được chấp nhận rộng rãi nhất về tiêu chuẩn và cách áp dụng chúng
+ Các bước thực hiện (tương tự như hướng dẫn này nhưng chi tiết hơn)
- Có một số lựa chọn có sẵn để có được kiến thức cần thiết, từ tự học đến các khóa học và huấn luyện. Bạn có thể, ví dụ, sử dụng một cuốn sách giải thích các yêu cầu và đưa ra các diễn giải và một cuốn sách hướng dẫn giải thích các bước thực hiện. Một thay thế hiệu quả và tiết kiệm thời gian là tham gia một khóa học trực tuyến . Một phím tắt có thể là hướng dẫn và hướng dẫn đi kèm với một bộ chứng nhận tốt , đủ cho nhiều bạn
V. LẬP KẾ HOẠCH CHO DỰ ÁN ISO 9001:2015
- Trước khi nhảy vào dự án triển khai ISO 9001 thực tế, tốt nhất là lập một kế hoạch cho nó. Trong hầu hết các trường hợp, bạn sẽ không cần một kế hoạch toàn diện với biểu đồ Gantt nhưng một kế hoạch đơn giản với các bước thực hiện và ngày đích sẽ hữu ích. Một hướng dẫn dự án chi tiết, đi kèm với một bộ chứng nhận tốt, sẽ đơn giản hóa rất nhiều kế hoạch dự án của bạn.
- Nhiều công ty thấy hữu ích khi tiến hành phân tích lỗ hổng để đánh giá mức độ mà công ty đã đáp ứng các yêu cầu ISO 9001 và nơi tập trung nỗ lực thực hiện. Một phân tích khoảng cách được thực hiện tốt nhất bằng cách sử dụng một danh sách kiểm tra . Dựa trên kết quả, bạn sẽ có thể phác thảo một kế hoạch tốt hơn cho dự án triển khai ISO của mình và tập trung nỗ lực vào các lĩnh vực quan trọng nhất.
VI. QUY TRÌNH TƯ VẤN CHỨNG NHẬN CỦA ATV MEDIA:
1. Các giai đoạn tư vấn ISO 9001:
Tại ATV MEDIA, quy trình tư vấn chứng nhận ISO 9001 của chúng tôi bao gồm 04 giai đoạn lớn, đó là:
- Giai đoạn 1: Khảo sát thực trạng tại tổ chức
- Giai đoạn 2: Lập kế hoạch. Đào tạo và xây dựng hệ thống tài liệu
- Giai đoạn 3: Đánh giá và xem xét hệ thống
- Giai đoạn 4: Đăng ký chứng nhận ISO 9001:2015
Kế hoạch tổng thể tư vấn và chứng nhận ISO 9001 được ATV MEDIA đưa ra dựa trên tính HIỆU QUẢ và HỢP LÝ của dịch vụ & PHÙ HỢP với yêu cầu thực tế của khách hàng.
2. Thời gian tư vấn và hướng dẫn áp dụng ISO 9001 vào thực tế:
- Thời gian thực hiện áp dụng ISO 9001 phụ thuộc vào quy mô và phạm vi của tổ chức hoặc doanh nghiệp. Bên cạnh đó, năng lực của đội ngũ chuyên gia tư vấn cũng góp phần quan trọng vào quá trình thực hiện nhanh hay chậm.
- Thời gian tư vấn và áp dụng ISO 9001 sẽ diễn ra từ 30 - 60 ngày đối với các tổ chức, doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ. Có thể từ trên 90 ngày đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn (doanh nghiệp sản xuất, doanh nghiệp có nhiều phòng ban với quy mô, chức năng khác nhau).
3. Thời gian đánh giá chứng nhận cấp chứng chỉ:
Việc cấp chứng nhận ISO 9001 cho tổ chức, doanh nghiệp thông thường sẽ mất từ 10-15 ngày làm viêc.